Mehr reden als schreiben – warum Gespräche oft wirkungsvoller sind

In Organisationen verbringen wir unzählige Stunden mit Schreiben: Mails, Konzepte, Vermerke, Protokolle. Das Schriftliche wirkt verbindlich, klar, überprüfbar. Gleichzeitig merken wir immer wieder: Manche Dinge lassen sich leichter lösen, wenn wir einfach miteinander reden. Zwischen Reden und Schreiben besteht kein Entweder-oder – beide haben ihren Platz. Doch wer ausschließlich schreibt, verschenkt Potenzial.

Die Vorteile des Redens

• Beziehung aufbauen
  Ein Gespräch schafft Nähe und Vertrauen. Wenn eine Kollegin in der Kaffeeküche eine Frage stellt, entsteht ein Dialog, der weit über den fachlichen Kern hinausgeht. Man versteht, wie die andere Person tickt, welche Sorgen oder Prioritäten sie hat. Das stärkt Zusammenarbeit, die auf reinem Schriftverkehr schnell distanziert wirkt.
• Emotionen transportieren
  Schrift bleibt flach. Ein Satz wie „Das ist mir wichtig“ wirkt im Mailverkehr nüchtern. Gesprochen, mit Nachdruck in der Stimme und einem Blickkontakt, entfaltet er eine ganz andere Wirkung. Führungskräfte, die viel schreiben, unterschätzen oft, wie sehr ihr Team von klaren, emotionalen Botschaften in Gesprächen profitiert.
• Direktes Feedback
  Ein Beispiel: Statt zehn Mails hin- und herzuschreiben, weil unklar ist, ob ein Fachverfahren bestimmte Daten liefern kann, reicht oft ein Anruf. Innerhalb von fünf Minuten ist das Thema geklärt. Gespräche vermeiden Missverständnisse, die sich im Schriftlichen gerne hochschaukeln.
• Kreativität fördern
  Das gemeinsame Diskutieren, insbesondere bei heterogenen Positionen, schafft neue Ideen und bringt Impulse, die in einem schriftlich geführten Diskurs oft nicht zustande kommen.

Die Vorteile des Schreibens

Zeitkosten – Reden und Schreiben unterschätzt

• Komprimieren und objektivieren
  Ein sauber formulierter Vermerk oder eine kurze Notiz zwingt dazu, Gedanken auf den Punkt zu bringen. Gerade in komplexen Projekten hilft das, sich nicht in Nebenthemen zu verlieren.
• Nachhaltigkeit
  Während ein Gespräch nachwirkt, aber leicht in Vergessenheit gerät, bleibt Geschriebenes verfügbar. Wer eine Entscheidung dokumentiert, gibt anderen die Möglichkeit, sie nachzuvollziehen – auch Wochen später.
• Struktur schaffen
  Wenn mehrere Organisationseinheiten beteiligt sind, reicht Reden allein oft nicht aus. Schriftliche Dokumente geben Orientierung, schaffen eine gemeinsame Basis und verhindern, dass Wissen nur im Kopf Einzelner bleibt.
• Keine Überraschungen
  Beim Schreiben muss man nicht spontan auf Einsprüche oder Argumente antworten. Man hat genügend Zeit um sich Antworten zu überlegen.

Es gibt den Reflex zu denken: „Schreiben spart Zeit, weil es auf die Essenz reduziert.“ In Wahrheit ist es oft umgekehrt. Einen Text so zu formulieren, dass er präzise, vollständig und gleichzeitig verständlich ist, kostet enorm viel Zeit. Mindestens so viel, wie ein Gespräch brauchen würde.

Auf der anderen Seite ist es heutzutage sehr leicht und schnell möglich, jemanden per Telefon oder Video zu erreichen.

Beispiel aus dem Arbeitsalltag:

• Variante A: Eine E-Mail mit einem Abstimmungsbedarf zwischen Fachbereich und IT, die mehrere Entwürfe, Rückmeldungen und Nachfragen auslöst. Dauer: zwei Tage.
• Variante B: Eine halbstündige Videokonferenz, in der beide Seiten alle offenen Punkte durchsprechen, Nachfragen direkt klären und anschließend ein kurzes Ergebnisprotokoll verfassen. Dauer: eine Stunde.

Gegenbeispiel: Manchmal ist es genau andersherum. Bevor man eine Woche lang versucht, einen Termin für ein Gespräch zu finden, reicht eine kurze E-Mail mit einer klaren Frage oder einer eindeutigen Klarstellung. In solchen Fällen spart Schreiben enorm viel Zeit und verhindert Stillstand.

Fazit: Das richtige Medium bewusst wählen

Reden und Schreiben sind keine Gegensätze, sondern Werkzeuge. Entscheidend ist, sie bewusst einzusetzen:

• Wenn es um Überzeugung, Beziehung und gemeinsames Verstehen geht – reden.
• Wenn es um Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Struktur geht – schreiben.
• Und manchmal gilt: Lieber eine schnelle Mail als eine lange Terminfindung.

Organisationen, die diese Balance finden, arbeiten effizienter und zugleich menschlicher. Oft ist der bessere Weg: Erst überlegen, welches Medium zur Situation passt – und dann bewusst entscheiden.